Cách tìm dữ liệu trong Google Sheets bằng VLOOKUP

VLOOKUP là một trong số những hàm dễ gây hiểu lầm nhất trong Google Sheets. Nó cho phép bạn tìm và liên kết 2 bộ dữ liệu trong bảng tính bằng một giá trị tìm kiếm duy nhất. Dưới đây là cách dùng VLOOKUP trong Google Sheets.

Tra cứu dữ liệu trên Google Sheets bằng VLOOKUP thật đơn giản

Khác với Microsoft Excel, Google Sheets không cung cấp hướng dẫn dùng VLOOKUP, do đó, bạn phải tự tay gõ công thức này.

Cách tìm dữ liệu trong Google Sheets bằng VLOOKUP

Cách VLOOKUP hoạt động trong Google Sheets

VLOOKUP nghe có vẻ khó hiểu nhưng nó khá dễ dùng khi bạn hiểu cách nó hoạt động. Một công thức dùng hàm VLOOKUP có 4 đối số.

Đầu tiên là giá trị từ khóa tìm kiếm, thứ hai là phạm vi ô tìm kiếm (ví dụ: A1 tới D10). Đối số thứ ba là số chỉ mục cột từ phạm vi của bạn tới giá trị tìm kiếm – nơi cột đầu tiên trong phạm vi là số 1, tiếp theo là số 2 và cứ liên tục như vậy.

Đối số thứ 4 là cột tìm kiếm đã được phân loại hay chưa.

Công thức cơ bản của hàm VLOOKUP

Đối số cuối cùng chỉ quan trọng khi bạn tìm kiếm kết quả phù hợp nhất với giá trị từ khóa tìm keiems. Nếu muốn trả về kết quả chính xác cho từ khóa tìm kiếm, bạn thiết lập đối số này sang FALSE.

Dưới đây là ví dụ về cách bạn có thể dùng VLOOKUP. Một bảng tính công ty có thể bao gồm hai bảng: danh sách sản phẩm (kèm số ID và giá tương ứng) và danh sách đơn hàng.

Bạn có thể dùng số ID làm giá trị tìm kiếm VLOOKUP để thấy nhanh giá cùng từng sản phẩm.

Một điều cần lưu ý là VLOOKUP không thể tìm kiếm thông qua dữ liệu bên trái số chỉ mục cột. Trong hầu hết trường hợp, bạn có thể phải bỏ qua dữ liệu trong các cột ở bên trái từ khóa tìm kiếm hoặc đặt dữ liệu tìm kiếm vào cột đầu tiên.

Dùng VLOOKUP trên một bảng tính

Ví dụ, bạn có hai bảng dữ liệu trên một bảng tính. Bảng đầu tiên là tên nhân viên, số ID và ngày sinh nhật.

Trong bảng thứ hai, bạn có thể dùng VLOOKUP để tìm kiếm dữ liệu sử dụng tiêu chí bất kỳ từ bảng đầu tiên (tên, số ID hoặc ngày sinh). Trong ví dụ này, bài viết dùng VLOOKUP để cung cấp ngày sinh cho một số ID nhân viên cụ thể.

Công thức hàm VLOOKUP phù hợp là =VLOOKUP(F4, A3:D9, 4, FALSE).

Cụ thể, VLOOKUP dùng giá trị ô F4 (123) làm trọng tâm tìm kiếm và phạm vi tìm dữ liệu từ ô A3 tới D9. Nó trả về kết quả từ cột sô 4 trong phạm vi này (cột D – Birthday) và vì muốn có kết quả chính xác nên đối số cuối cùng là FALSE.

Trong trường hợp này, với số ID 123, VLOOKUP trả về ngày sinh: 19/12/1971 (dùng định dạng DD/MM/YY). Bài viết mở rộng dữ liệu này bằng cách thêm một cột vào bảng B cho tên đệm. Điều này khiến nó liên kết ngày sinh nhật với người tương ứng.

Tác vụ này chỉ yêu cầu một thay đổi công thức đơn giản. Trong ví dụ này, ở ô H4, =VLOOKUP(F4, A3:D9, 3, FALSE) tìm kiếm tên đệm phù hợp với số ID 123.

Thay vì ngày sinh, nó trả về dữ liệu từ cột số 3 (Surname) khới với giá trị ID nằm ở cột số 1 (ID).

Dùng VLOOKUP với nhiều bảng tính

Ví dụ trên dùng bộ dữ liệu từ một sheet duy nhất, nhưng bạn cũng có thể sử dụng VLOOKUP để tìm thông tin trên nhiều bảng tính. Trong ví dụ này, thông tin từ bảng A giờ nằm trên sheet “Employees”, trong khi bảng B nằm ở sheet “Birthdays”.

Thay vì dùng phạm vi ô điển hình như A3:D9, bạn có thể click vào một ô trống, và gõ: =VLOOKUP(A4, Employees!A3:D9, 4, FALSE).

Khi đặt tên sheet để bắt đầu phạm vi ô (Employees!A3:D9), hàm VLOOKUP có thể dùng dữ liệu từ sheet riêng trong trường tìm kiếm của nó.

Dùng ký tự đại diện bằng VLOOKUP

Ví dụ trên đã dùng giá trị tìm kiếm chính xác để xác định dữ liệu phù hợp. Nếu không có giá trị này, bạn cũng có thể dùng ký tự đại diện, như dấu chấm hỏi hay dấu hoa thị cùng VLOOKUP.

Bài viết sẽ sử dụng cùng bộ dữ liệu kể trên làm ví dụ, thế nhưng, “First Name” sẽ chuyển sang cột A. Khi đó, bạn có thể dùng một phần tên chính cùng ký tự đại diện để tìm họ của nhân viên.

Hàm VLOOKUP tìm họ theo một phần tên là =VLOOKUP(B12, A3:D9, 2, FALSE); giá trị từ khóa tìm kiếm nằm trong ô B12.

Ở ví dụ bên dưới, “Chr*” trong ô B12 khớp với họ “Geek” trong bảng tra cứu mẫu này.

Tìm kiếm trùng khớp nhất bằng VLOOKUP

Bạn có thể dùng đối số cuối cùng của hàm VLOOKUP để tìm kiếm kết hợp chính xác hoặc gần nhất với giá trị từ khóa tìm kiếm. Ở ví dụ trước, chúng tatìm kết quả chính xác nên đặt gía trị cuối là FALSE.

Nếu muốn tìm kết quả gần nhất với giá trị, thay đổi đối số cuối cùng của VLOOKUP sang TRUE. Vì đối số này quyết dịnh một phạm vi có được phân loại hay không nên đảm bảo cột tìm kiếm lọc the thứ tự từ A-Z. Nếu không, hàm này sẽ không hoạt động chính xác.

Bảng bên dưới là danh sách các mặt hàng cần mua (A3 tới B9) cùng với tên và giá tương ứng. Chúng đã được phân loại theo giá từ thấp nhất tới cao nhất. Tổng ngân sách chi cho một hàng hóa là 17USD (ô D4). Bài viết đã dùng công thức VLOOKUP để tìm sản phẩm hợp lí nhất trong danh sách này.

Công thức VLOOK phù hợp cho ví dụ này là =VLOOKUP(D4, A4:B9, 2, TRUE). Do thiết lập hàm VLOOKUP để tìm giá trị gần nhất, thấp hơn giá trị tìm kiếm nên nó chỉ có thể tìm các mặt hàng rẻ hơn 17USD.

Trong ví dụ này, sản phẩm rẻ nhất dưới 17USD là túi xách (15USD). Như bạn thấy, kết quả trả về ở ô D5.